Bausoftware auswählen: was nach einem Fehlkauf zählt

Es gibt einen Moment, den viele Geschäftsführer im Bau kennen. Das System, das vor zwei Jahren mit grossen Erwartungen eingeführt wurde, läuft noch. Die Lizenz wird bezahlt, die Schulung hat stattgefunden, im Organigramm steht sogar jemand, der zuständig ist. Und trotzdem entstehen die Zahlen weiterhin in einer Tabelle, die einer Person gehört, und die Unterlagen liegen dort, wo sie schon immer lagen.

Wenn dann der nächste Anbieter anklopft, ist das Gespräch von der ersten Minute an anders. Nicht feindselig, aber vorbelastet. Und genau diese Vorbelastung entscheidet häufiger über den Erfolg der nächsten Einführung als jede Funktionsliste.

In über hundert Gesprächen mit Schweizer Bauunternehmen ist uns dieses Muster so oft begegnet, dass sich Regelmässigkeiten herauslesen lassen. Dieser Beitrag beschreibt sie: was nach einer Enttäuschung tatsächlich hilft, welche Fragen mehr bringen als die üblichen, und wo Vorsicht zur Falle wird.

Vorsicht ist keine Prüfung

Die naheliegende Konsequenz aus einem Fehlkauf ist, beim nächsten Mal vorsichtiger zu sein. Längere Testphase, mehr Referenzen, härtere Vertragsklauseln. Das ist verständlich, aber es ist keine Prüfung, sondern eine Verlangsamung. Am Ende kauft man dasselbe, ein halbes Jahr später.

Matthew Dixon und Ted McKenna haben für ihre Untersuchung «The JOLT Effect» (2022) rund 2,5 Millionen aufgezeichnete Verkaufsgespräche ausgewertet. Ihr wichtigster Befund für unseren Zusammenhang: Ein grosser Teil der verlorenen Geschäfte geht nicht an einen Wettbewerber verloren, sondern an die Nicht-Entscheidung. Und der stärkste Treiber dafür ist nicht Zufriedenheit mit dem Bestehenden, sondern die Angst, es erneut falsch zu machen. Wer schon einmal danebengegriffen hat, trägt diese Angst mit ins nächste Gespräch, und sie führt selten zu besseren Fragen. Sie führt zu mehr Fragen.

Es lohnt sich deshalb, den Fehlkauf zuerst zu verstehen. Warum ist das letzte System liegengeblieben? In den seltensten Fällen lautet die ehrliche Antwort «es konnte zu wenig». Meistens lautet sie: Es hat mehr verlangt, als der Betrieb liefern konnte. Dass die Hürden bei der Digitalisierung im Bau überwiegend personeller und organisatorischer Natur sind und nicht technischer, hat das Fraunhofer IESE in seiner Untersuchung von 2023 ausdrücklich festgehalten. Der Befund passt zu dem, was wir hören: Fast nie scheitert die Einführung an einer fehlenden Funktion.

Zwei Reaktionen auf dieselbe Enttäuschung

Bemerkenswert ist, dass dieselbe Erfahrung zwei sehr unterschiedliche Haltungen erzeugt.

Die erste ist die erwartete: Skepsis. Beweise vor Vertrauen, Referenzen vor Versprechen, am liebsten ein Pilot mit Ausstiegsklausel.

Die zweite ist seltener beschrieben und für beide Seiten die produktivere. Manche Unternehmen werden nach einem enttäuschenden Vorgänger nicht misstrauischer, sondern fordernder. Ihre Erfahrung war nicht, dass das Produkt schlecht war, sondern dass sie zu spät dazugekommen sind. Als sie das erste Mal ernsthaft damit gearbeitet haben, stand alles schon fest, ihr Feedback konnte nichts mehr bewegen. Solche Kunden verlangen beim nächsten Mal keine Beweise, sondern Mitgestaltung: früh mitreden, eigene Fälle einbringen, Einfluss auf die Reihenfolge nehmen.

Für den Einkauf ist die Unterscheidung wichtig, weil die beiden Haltungen zu gegensätzlichen Kriterien führen. Die erste sucht Reife und Stabilität. Die zweite sucht Zugang und Reaktionsgeschwindigkeit. Beides gleichzeitig zu maximieren geht nicht. Wer sich das vor dem Auswahlverfahren nicht klar macht, schreibt Kriterien aus, die sich gegenseitig aufheben.

Reifegrad: die Frage, die man stellen darf

«Ist das Produkt noch in der Entwicklung?» ist eine der häufigsten Fragen, die uns gestellt werden, und sie ist völlig berechtigt. Häufig kommt sie in einer bestimmten Form: Die Zahlungsbereitschaft wird an den Reifegrad gekoppelt, und Warten gilt als kostenlose Alternative. Ich kann auch noch ein Jahr zuwarten, dann sehe ich weiter.

Das ist ein legitimer Standpunkt, und ein guter Anbieter sollte ihn aushalten, ohne die Frage wegzureden. Zwei Dinge gehören trotzdem dazu.

Erstens: Reifegrad ist keine Eigenschaft eines Produkts, sondern eine Eigenschaft im Verhältnis zu Ihrer Aufgabe. Ein System kann für die Prüfung von Werkverträgen ausgereift und für die Mengenprüfung im Rohbau eine Baustelle sein. Die brauchbare Frage lautet deshalb nicht «wie reif sind Sie?», sondern «wie reif ist genau der Teil, den wir ab Januar täglich brauchen, und woran sehe ich das?». Antworten darauf sind überprüfbar. Antworten auf die allgemeine Frage sind es nie.

Zweitens: Warten ist nicht kostenlos. Der Preis besteht aus den Submissionen, die in der Zwischenzeit weiterhin so bearbeitet werden wie bisher. Das ist manchmal die richtige Entscheidung, aber es ist eine Entscheidung mit Preisschild, keine Enthaltung.

Lieferfähigkeit: wer arbeitet eigentlich daran?

Die zweite Form des Zweifels betrifft nicht das Produkt, sondern das Team dahinter. Sie klingt sinngemäss so: Wie wollen Sie das alles gleichzeitig bedienen? Oder direkter: Ich weiss nicht, wie gross Ihre Mannschaft ist.

Diese Frage wird in Auswahlverfahren selten gestellt und ist eine der aussagekräftigsten. Denn sie zielt auf das, was nach der Unterschrift passiert. Ein junges Unternehmen mit fünfzehn Leuten und einem klaren Fokus liefert verlässlicher als eines mit fünfzig Leuten und sieben parallelen Baustellen. Die Grösse allein sagt nichts.

Wenn Sie Bausoftware auswählen, lohnen sich deshalb Fragen, die auf Fokus zielen statt auf Kapazität: Welche drei Dinge haben Sie in den letzten zwölf Monaten ausgeliefert? Welche haben Sie bewusst abgelehnt? Was steht auf der Roadmap ganz oben, und wer bezahlt dafür?

Die letzte Frage ist die unbequemste. Ein Anbieter, dessen nächste Entwicklungsschritte von einem einzigen Grosskunden bestimmt werden, baut in den kommenden Monaten dessen Prozess, nicht Ihren.

Fragen, die mehr bringen als eine längere Funktionsliste

Aus den Gesprächen lassen sich die Fragen destillieren, die nach einem Fehlkauf tatsächlich unterscheiden:

• Welcher Teil des Systems ist heute im täglichen Produktivbetrieb bei einem Kunden meiner Grösse? Nicht: Was ist möglich.

• Was passiert, wenn das Ergebnis falsch ist? Sehe ich, worauf sich eine Aussage stützt, und komme ich zur Quelle im Originaldokument? Zur Frage, warum das so entscheidend ist, haben wir separat beschrieben, wie erfundene Vertragsklauseln entstehen.

• Zeigt das System an, wenn es unsicher ist? Ein System, das nie zögert, verlagert die gesamte Prüflast unbemerkt zu Ihnen.

• Wer begleitet uns nach der Einführung, mit Namen und Erreichbarkeit?

• Welche Daten müssen wir liefern, bis wann, und wer im Haus muss sie freigeben?

Was Sie selbst mitbringen müssen

Der unangenehmste Teil jeder Auswahl kommt selten zur Sprache: Ein Teil des Aufwands liegt unvermeidlich bei Ihnen. Z.B. Firmenprofil und Stammdaten. Fragen Sie deshalb vor der Unterschrift, welcher Teil der Vorleistung einmalig anfällt und welcher bei jedem Projekt neu, und wer ihn in Ihrem Haus konkret erledigt. Ein Name, keine Abteilung.

Dazu kommt eine Beobachtung, die unserer eigenen Verkaufsargumentation widerspricht und die wir trotzdem für richtig halten. Eine niedrige Einstiegshürde löst das Adoptionsproblem nicht. Wir haben Kunden, bei denen der Zugang für alle Kalkulierenden offen ist und eine Analyse mit wenigen Handgriffen ausgelöst wird, und die häufigste Rückmeldung lautet trotzdem: Ich weiss nicht, wie das geht. Das deckt sich mit dem klassischen Befund von Fred Davis (1989), wonach über die Annahme eines Systems zwei Grössen entscheiden, der wahrgenommene Nutzen und die wahrgenommene Bedienbarkeit. Beide sind Wahrnehmungen, keine Eigenschaften.

Die praktische Folge: Begleitung ist keine Verkaufszugabe, sondern Betriebsvoraussetzung. Ein bezahlter Zugang ohne Schulung verfällt still. Wenn Sie den nächsten Anlauf planen, hilft der Blick auf die Reihenfolge, die sich bewährt hat, beschrieben im Leitfaden zur Einführung in vier Phasen.

Wenn ein Anbieter viel verspricht

Es gibt eine Frage, die man einem Anbieter stellen sollte und die er meistens nicht erwartet: Wo sind Sie selbst ein Risiko?

Wir beantworten sie so: Wir versprechen viel. Das ist bei uns durchaus ein Risiko, und es wäre unredlich, das zu bestreiten. Was daraus folgt, ist keine Beteuerung, sondern eine Arbeitsweise: kurze Zyklen, ein fester Rhythmus für Rückmeldungen, und eine ausgesprochene Bremse bei der Erwartung. Bis erste belastbare Ergebnisse vorliegen, dauert es regelmässig länger, als beide Seiten am Anfang glauben.

Ein Anbieter, der auf diese Frage keine Antwort hat, hat entweder nicht darüber nachgedacht oder hält Sie für nicht belastbar genug.

Übrigens ist die Enttäuschung, von der dieser Beitrag handelt, kein Einzelschicksal, sondern ein Strukturmerkmal des Angebots in unserer Branche. Warum viele Systeme im Angebotsprozess konzeptionell aus den Neunzigerjahren stammen, haben wir an anderer Stelle ausführlich hergeleitet, in der Analyse zur Digitalisierung der Bauindustrie.

Was bleibt

Ein Fehlkauf ist eine teure Erfahrung, aber er hinterlässt etwas Brauchbares: Sie wissen jetzt, woran es bei Ihnen konkret hakt. Das ist mehr, als die meisten Auswahlverfahren an Erkenntnis erzeugen.

Wer Bausoftware auswählen muss und diese Erfahrung mitbringt, sollte sie in Fragen übersetzen statt in Vorsicht. Fragen nach dem produktiven Teil statt dem möglichen. Nach dem Abgelehnten statt dem Geplanten. Nach der Begleitung statt der Funktionsliste. Und nach dem eigenen Beitrag, ehrlich beziffert.

Der Rest ist Handwerk, und das können Sie.