Nachweisbarkeit in der Vergabe: Wer hatte was, und wann?
Ausschreibungsunterlagen sauber zu verteilen ist keine Frage der Ordnungsliebe. Ein bis zwei Jahre später kommt die Diskussion «das haben wir nie gesehen», und dann entscheidet, ob Sie belegen können, wer an welchem Tag welche Unterlagen zur Verfügung hatte. Das Schweizer Recht legt die Beweislast dabei nicht dorthin, wo die meisten sie vermuten: Wer sich auf eine Zustellung beruft, muss sie beweisen, und ein Ausdruck der gesendeten Mail genügt dem Bundesgericht dafür nicht. Der Nachweis schützt im Übrigen in beide Richtungen.
Warum die Frage «wer hatte was» erst Jahre später gestellt wird
Weil sie in der heissen Phase niemanden interessiert. Während der Ausschreibung geht es um Mengen, Preise und Termine. Die Frage nach dem Dokumentenstand stellt sich erst, wenn etwas schiefläuft, und das dauert. Ein Jahr später, wenn man mit einem Unternehmer weitergeht, komme regelmässig die Diskussion, man habe etwas nicht gewusst, nicht gesehen. Dann helfe nur, zurückgehen und sagen zu können, an jenem Tag standen diese Unterlagen zur Verfügung.
Sein Kalkulator hat die Zeitachse präzisiert, und dieser Satz ist der Kern des ganzen Themas: Man braucht es ein Jahr später, im dümmsten Fall zwei, und ganz sicher nicht vierzehn Tage später.
Genau deshalb wird die Ablage unterschätzt. Sie zahlt sich nie in der Woche aus, in der man sie anlegt. Sie zahlt sich in einer Auseinandersetzung aus, an die zum Zeitpunkt des Versands niemand denkt.
Die Fristen des Schweizer Rechts geben dieser Zeitachse recht. Ansprüche wegen Mängeln eines Bauwerks verjähren fünf Jahre nach der Abnahme, und seit dem 1. Januar 2026 ist diese Frist zwingend: Sie darf vertraglich nicht mehr zulasten der Bestellerin verkürzt werden. Wer heute Unterlagen verteilt, muss also damit rechnen, dass die Verteilung noch in fünf Jahren eine Rolle spielt.
Was Nachweisbarkeit in der Vergabe rechtlich bedeutet
Sie bedeutet, im Streitfall zeigen zu können, dass eine Information tatsächlich beim Empfänger angekommen ist. Die Grundregel steht im Zivilgesetzbuch: Wer aus einer behaupteten Tatsache Rechte ableitet, muss sie beweisen. Wer sich also darauf beruft, ein Unternehmer habe eine Unterlage gehabt, trägt dafür die Beweislast.
Beim öffentlichen Auftraggeber kommt eine ausdrückliche Pflicht dazu. Das Beschaffungsrecht verlangt, dass die Angebote objektiv, einheitlich und nachvollziehbar geprüft werden und dass die Auftraggeberin die Evaluation dokumentiert. Nachvollziehbarkeit ist dort kein guter Vorsatz, sondern eine gesetzliche Anforderung.
Wie ernst die Gerichte das nehmen, zeigt ein Entscheid zur freihändigen Vergabe: Das Bundesgericht hat 2023 die Beweislast dafür, dass keine wirtschaftlich vertretbare Alternative bestand, ausdrücklich der Vergabestelle zugewiesen. Eine nachträglich nachgelieferte Begründung half nicht. Was zum Zeitpunkt der Entscheidung nicht dokumentiert war, liess sich später nicht heilen.
Für Bauunternehmen, die selbst Unterlagen an Subunternehmer verteilen, gilt dasselbe Prinzip eine Ebene tiefer. Wer die Vertragsrisiken eines Bauprojekts systematisch erkennen will, muss zuerst wissen, welche Fassung welcher Unterlage überhaupt im Umlauf war.
Warum Mailanhänge und Sammel-Links den Nachweis nicht leisten
Weil sie belegen, dass etwas verschickt wurde, nicht dass es angekommen ist. Das ist juristisch ein grosser Unterschied, und das Bundesgericht hat ihn deutlich gemacht.
In einem 2023 amtlich publizierten Entscheid hält es fest, dass angesichts der mangelnden Zuverlässigkeit des elektronischen Verkehrs der Absender einer E-Mail gehalten ist, vom Empfänger eine Empfangsbestätigung zu verlangen, und beim Ausbleiben rechtzeitig zu reagieren. Ein blosser Ausdruck der gesendeten Nachricht genügt als Beweis nicht.
Der Entscheid betraf einen anderen Rechtsbereich, doch das Prinzip ist allgemein: Die Beweislast für den Zugang liegt beim Absender. Übertragen auf die Ausschreibung heisst das, dass ein Versandprotokoll aus dem eigenen Postfach im Ernstfall wenig wert ist.
Bei Sammel-Links ist die Lage noch dünner. Ein geteilter Ordner zeigt bestenfalls, dass ein Link existierte, nicht wer ihn wann geöffnet hat und welche Fassung damals darin lag. Zu dieser Konstellation gibt es in der Schweiz, soweit ersichtlich, keine eigene Rechtsprechung. Wer sich darauf verlässt, verlässt sich also auf eine ungeklärte Rechtslage.
Dazu kommt das praktische Problem: Ein Sammel-Link ändert seinen Inhalt. Kommt eine Fragenbeantwortung dazu oder wird eine Beilage ersetzt, sieht der Ordner morgen anders aus als gestern, und niemand kann später sagen, welchen Stand ein bestimmter Unternehmer gesehen hat.
Was ein belastbarer Bezugsnachweis enthalten muss
Vier Angaben, und sie müssen zusammen erfasst sein, nicht verteilt über Postfächer und Ordner:
Wer: Firma und Name der Person, die zugegriffen hat, nicht nur eine anonyme Linkfreigabe.
Wann: Datum und Uhrzeit des Zugriffs, nicht des Versands.
Was genau: die konkrete Fassung, inklusive späterer Ergänzungen und Fragenbeantwortungen.
Woher nachvollziehbar: eine Aufzeichnung, die nicht im Nachhinein veränderbar ist.
Die vierte Angabe unterscheidet einen Nachweis von einer Notiz. Eine Liste, die jemand von Hand pflegt, ist im Streitfall genau so viel wert wie die Glaubwürdigkeit dessen, der sie geführt hat.
Wer den Angebotsprozess strukturieren will, baut den Bezugsnachweis deshalb in die Verteilung ein, statt ihn daneben zu führen. Was neben dem Ablauf läuft, wird unter Termindruck als Erstes weggelassen.
Bemerkenswert ist, wie bescheiden die Anforderung in der Praxis ausfällt. Auf die Frage, was es dafür brauche, kam von Kundenseite die schlichteste Antwort: Ein Eintrag mit Firma und Name beim Zugriff würde reichen. Es geht nicht um forensische Tiefe, sondern darum, dass überhaupt etwas festgehalten wird.
Der Nachweis schützt in beide Richtungen
Das ist der Teil, der in der Diskussion meist untergeht. Der Bezugsnachweis dient nicht nur dazu, einem Unternehmer zu zeigen, dass er eine Unterlage hatte. Er dient genauso dazu, festzustellen, dass er sie nicht hatte.
Man könne zurückgehen und sagen, du hattest an dem Tag diese Unterlagen, oder man müsse eben sagen, stimmt, das hattest du nicht. Beides ist ein Ergebnis, und beides ist besser als eine Diskussion ohne Aktenlage.
Ohne Aktenlage passiert nämlich das Gegenteil: Beide Seiten argumentieren aus der Erinnerung, und die Erinnerung folgt dem Interesse. Dann gewinnt die Diskussion, wer lauter auftritt oder länger durchhält, nicht wer im Recht ist. Ein Bezugsnachweis nimmt der Auseinandersetzung genau diesen Teil, und er nimmt ihn beiden Seiten gleichermassen.
Für die Beweislage ist das entscheidend. Nach dem verbreiteten Branchenstandard für Bauarbeiten gilt in den ersten zwei Jahren nach der Abnahme eine Umkehr: Nicht die Bestellerin muss den Mangel beweisen, sondern der Unternehmer die Vertragsmässigkeit seines Werks. Wer als Unternehmer nicht zeigen kann, was er wann erhalten hat, verliert diesen Beweis strukturell.
Und seit dem 1. Januar 2026 hat sich die Zeitachse verschoben: Für Bauwerke gilt neu eine zwingende Rügefrist von sechzig Tagen statt der bisherigen Pflicht zur sofortigen Anzeige. Damit verlagert sich die Auseinandersetzung von der Baustelle weg in die Akten, und die Aktenlage entscheidet.
Der Zusammenhang zum Sichern von Projektwissen ist eng, aber die Motive unterscheiden sich. Dort geht es darum, Erfahrung nicht zu verlieren. Hier geht es darum, im Streitfall etwas in der Hand zu haben.
Häufige Fragen zur Nachweisbarkeit in der Vergabe
Reicht eine gesendete E-Mail als Nachweis, dass jemand die Unterlagen hatte?
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichts nicht. Der Absender trägt die Beweislast für den Zugang und ist gehalten, eine Empfangsbestätigung zu verlangen. Ein Ausdruck der gesendeten Nachricht genügt allein nicht.
Wie lange muss ich belegen können, wer welche Unterlagen hatte?
Rechnen Sie in Jahren, nicht in Wochen. Ansprüche wegen Mängeln an Bauwerken verjähren fünf Jahre nach der Abnahme, und diese Frist ist seit dem 1. Januar 2026 zwingend, also vertraglich nicht mehr verkürzbar.
Genügt ein geteilter Cloud-Ordner mit Sammel-Link?
Für die Verteilung ja, für den Nachweis kaum. Ein Link zeigt nicht, wer ihn wann geöffnet hat und welche Fassung damals darin lag. Zu dieser Frage existiert in der Schweiz keine gefestigte Rechtsprechung, worauf man sich besser nicht verlässt.
Was muss ein Bezugsnachweis mindestens enthalten?
Firma und Name der zugreifenden Person, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die konkrete Fassung der Unterlagen, und eine Aufzeichnung, die sich nachträglich nicht verändern lässt.
Nützt der Nachweis nur dem Auftraggeber?
Nein. Er stellt genauso fest, dass jemand eine Unterlage nicht erhalten hat. Gerade in den ersten zwei Jahren nach der Abnahme, in denen der Unternehmer die Vertragsmässigkeit seines Werks beweisen muss, ist das ein Vorteil für beide Seiten.
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