Submissionen auf Simap selektieren: Der zweistufige Filter

Ein Kalkulator erhält täglich 5 bis 20 neue Ausschreibungen über Simap. Die meisten passen nicht. Trotzdem öffnet er Dokument für Dokument, prüft Region, Deadline, Gewerk. Allein das frisst pro Woche 1 bis 3 Stunden, im Team mit fünf Kalkulatoren bis zu einem halben Arbeitstag. Eine systematische Submissionsselektion mit Simap-Anbindung filtert offensichtliche K.O.s in Sekunden und reserviert Kalkulationszeit für Projekte mit echter Chance.

Warum die Selektion auf Simap zur Engstelle im Angebotsprozess wird

Die Selektion ist heute der unsichtbare Zeitfresser im Angebotsprozess. Pro Ausschreibung gehen 5 bis 15 Minuten allein dafür drauf, zu klären, ob ein Projekt überhaupt zum eigenen Unternehmen passt. Bei 20 Ausschreibungen pro Woche bedeutet das: 1 bis 3 Stunden, in denen kein einziges Angebot kalkuliert wird.

Auf Simap sind die Trefferzahlen hoch und die Filtermöglichkeiten begrenzt. Selbst mit hauseigenen Schlagwortfiltern bleiben zu viele Treffer übrig, die offensichtlich nicht passen: falscher Kanton, vergangene Deadline, fachfremdes Gewerk.

Hinzu kommt: Die Dokumentenformate sind heterogen. Jede Vergabestelle strukturiert anders, und kritische Informationen wie Gewerk-Codes oder Zeitpläne stecken oft tief in den Unterlagen.

Das Resultat: Der Kalkulator entscheidet auf einer dünnen Datenbasis, oder er verliert Zeit beim Sichten von Projekten, die schon nach 30 Sekunden hätten ausgeschlossen werden müssen. Das ist kein Personal- oder Tool-Problem allein, sondern eines, an dem die Bauindustrie als Ganzes scheitert.

Was kostet eine schlechte Submissionsselektion wirklich?

Eine ineffiziente Selektion kostet auf zwei Ebenen.

Auf der operativen Ebene: Pro Kalkulator gehen wöchentlich 1 bis 3 Stunden für die Vorprüfung verloren, die nichts mit der eigentlichen Kalkulation zu tun hat. Im Team mit fünf Kalkulatoren summieren sich das bis zu 15 Stunden pro Woche, in denen kein einziger Markt analysiert und kein Angebot vorbereitet wird.

Auf der strategischen Ebene wird es teurer. Wer die Selektion nicht systematisch macht, verpasst entweder passende Projekte, weil sie in der Masse untergehen, oder bietet auf Projekte, die nie hätten gewonnen werden sollen. Ein falsches Go bedeutet 26 Stunden Kalkulationsaufwand oder mehr für ein Angebot mit minimaler Zuschlagschance. Wie ein datenbasierter Go/No-Go-Prozess diese Kosten reduziert, ist gut dokumentiert. Die Submissionsselektion auf Simap ist die vorgelagerte Stufe.

Eine Branchenrückmeldung aus einem GU-Interview bringt es auf den Punkt: „Wenn wir mitmachen, wollen wir auch gewinnen." Das setzt voraus, dass die Selektion vor der Kalkulation stattfindet, nicht erst danach.

Welche zwei Stufen gehören in eine systematische Submissionsselektion?

Eine durchdachte Submissionsselektion läuft in zwei Stufen. Die Trennung ist entscheidend, weil sie zwei unterschiedliche Probleme löst: das Filtern offensichtlicher K.O.s und das fundierte Bewerten potenziell passender Projekte.

Stufe 1: Der Schnellfilter

Sekunden statt Minuten. Drei Fragen entscheiden, ob ein Projekt in die Tiefenanalyse geht:

• Region: Liegt das Projekt in einem Kanton oder Postleitzahlenraum, in dem das Unternehmen aktiv ist?

• Deadline: Ist die Eingabefrist noch realistisch erreichbar?

• Gewerk: Passt der Leistungsumfang zum eigenen Spezialgebiet?

Das Ergebnis ist ein klares Ampelsystem: Go, K.O., Vorbehalt, Offen. K.O.-Projekte werden nicht weiter geprüft. Sie verschwinden aus der Liste oder werden nach unten sortiert. Vorbehalt heisst: Der Kalkulator schaut nochmal hin, denn das System ist sich nicht sicher.

Stufe 2: Die Tiefenanalyse

Erst wenn der Schnellfilter „Go" oder „Vorbehalt" zeigt, lohnt sich der zweite Schritt. Hier geht es nicht mehr um drei Kriterien, sondern um ein vollständiges Profil. Projektgrösse, Projekttyp, Referenzprojekte, ect.

Diese Stufe dauert Minuten, nicht Sekunden, und sie greift auf die eigentlichen Ausschreibungsdokumente zu. Der Vorteil: Sie wird nur auf Projekten ausgeführt, die in Stufe 1 überlebt haben. Damit ist sie wirtschaftlich, auch wenn sie tiefer geht.

Wie die Anbindung an Simap die Selektion automatisiert

Eine direkte Anbindung an Simap ersetzt das tägliche Sichten der Plattform durch einen automatisierten Datenstrom. Neue Ausschreibungen erscheinen direkt in der eigenen Projektliste, mit allen verfügbaren Eckdaten.

Die Stärke dieser Anbindung liegt in den Daten, die zuverlässig auf Simap stehen.

Ein Beispiel: Eine Ausschreibung trägt auf Simap den Vermerk „Hochbau, Gesamtleistung". Erst die Detail-Dokumente zeigen, dass es eigentlich um eine Tiefbau-Komponente mit Spezialfundament geht. Wer nur auf das Simap-Feld schaut, übersieht das. Eine systematische Ausschreibungsanalyse liest die Dokumente automatisch mit und korrigiert solche Falscheinordnungen.

Die Anbindung ist nicht nur eine technische Frage. Sie verändert, wo die Selektion stattfindet. Heute öffnet ein Kalkulator Simap, klickt sich durch Filter, lädt Dossiers herunter, prüft sie einzeln. Mit einer integrierten Anbindung läuft dieser Vorlauf automatisch. Der Kalkulator startet seinen Tag in seinem strukturierten Angebotsprozess, nicht auf einer externen Plattform.

Wie KI-gestützte Submissionsselektion in der Praxis funktioniert

In der Praxis kombiniert eine KI-Plattform beide Stufen. Die Simap-Anbindung füllt die Projektliste automatisch. Der Schnellfilter setzt das Ampelbadge bei jedem Projekt. Die Tiefenanalyse läuft auf Knopfdruck, sobald ein Projekt grünes Licht hat.

„Scait ist wie ein Sparringspartner, der hilft, Plausibilisierungen zu machen." (Kalkulator, Tiefbauunternehmen)

Entscheidend bleibt: Die Plattform liefert die Fakten. Den Entscheid trifft das Team. Welche Risiken akzeptiert werden, welche strategischen Überlegungen ein Vorbehalt überstimmen, welche Beziehungen zum Bauherrn ein Bid sinnvoll machen, das ist und bleibt menschliche Entscheidung.

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FAQ: Submissionsselektion auf Simap

Wie viele Ausschreibungen pro Tag erhält ein typischer Kalkulator über Simap?

Zwischen 5 und 20 neue Ausschreibungen pro Tag, abhängig von Spezialisierung und Region. Bei einem Generalunternehmer im Hochbau eher am oberen Rand, bei einem Spezialisten im Tiefbau eher am unteren.

Reicht der Simap-Filter für eine saubere Selektion aus?

Nein. Der Simap-Filter arbeitet auf Schlagwortbasis und liefert immer noch zu viele unpassende Treffer. Region und Deadline sind zuverlässig, aber Gewerk und Leistungsumfang stehen oft nicht oder unsauber im Datenfeld. Eine ergänzende Vorprüfung auf den Dokumenten ist nötig.

Wie lange dauert die Anbindung an Simap?

Die technische Anbindung ist eine einmalige Konfiguration und dauert wenige Stunden. Was länger braucht, ist die Hinterlegung des Firmenprofils mit Kantonen, Gewerken, Referenzen und Schwellenwerten. Diese Arbeit lohnt sich, weil sie die Selektion bei jeder neuen Ausschreibung automatisch korrekt macht.

Was passiert mit Ausschreibungen, die nicht über Simap kommen?

Direkteinladungen, Netzwerkkontakte und private Ausschreibungen lassen sich genauso einbinden. Die Datenquelle ändert sich, der Selektionsprozess bleibt derselbe. Schnellfilter zuerst, Tiefenanalyse danach.